23 FEB 2015 | NOTA DE INTERÉS

Para ahorrar papel en las empresas

El uso masivo de Internet, la aparición del correo electrónico y de los documentos digitales, hicieron pensar que la oficina sin papeles sería, en poco tiempo, una realidad.

Hoy el 90% de la información todavía se encuentra en soporte de papel y se estima que su consumo crece en un 20 % año tras año.

Para disminuir los costos en papel, tinta y otros insumos, las empresas pueden poner en práctica una serie de pautas y estrategias tendientes a disminuir el uso de esos insumos, lo cual no solo traerá aparejada una reducción del impacto ambiental, sino también importantes beneficios económicos.

Un Contract Workplaces, establece tres estrategias clave para aquellas empresas u organizaciones que aspiran a transformar sus oficinas en oficinas sin papeles (paperless office). Aquí se encuentran: Tercerización de archivos, que corresponde a empresas dedicadas a la administración y custodia de la información que almacenan y protegen los documentos, liberando a las oficinas de papeles y reduciendo  los costos, principalmente de superficie y personal de archivo.

La segunda estrategia, es la Digitalización de documentos. Las organizaciones necesitan encontrar sistemas digitales  que reemplacen al papel y que a su vez, permitan una adecuada gestión de la información de modo tal que los datos se encuentren a disposición de una manera más rápida y organizada. Frente a un escenario que involucra una creciente fuerza de trabajo móvil, su implementación no sólo contribuye a hacer más accesible la información, sino que también favorece la colaboración de los equipos de trabajo que, de otra forma, se vería limitada o entorpecida por la imposibilidad de compartir documentos.

Una tercera estrategia, puede ser la implementación de un sistema de Gestión Electrónica de Documentos (GED), que permite guardar toda la información de una empresa organizándola a partir de una serie de estructuras clasificatorias, según sus necesidades y facilitando así su localización en forma precisa e inmediata. Este sistema se utiliza para la gestión de archivos y se  asocia al uso efectivo, la reutilización y también la disponibilidad de la información de una organización en formato digital.

Los beneficios de trabajar sin papeles

Las cifras señalan que un empleado tarda un promedio de cuatro horas semanales buscando información perdida y quince minutos diarios en acomodar su área. De esta manera, la digitalización de la información se traduce en un mejor aprovechamiento de la jornada laboral, ya que la localización y búsqueda de documentos digitalizados se vuelve más eficiente, ya que al trabajar con documentos en pantalla reduce los tiempos que demanda su localización, recuperación, rearchivo y costos asociados.

Esto también trae consigo beneficios como la disminución en la pérdida de documentos además de posibilitar el acceso a los archivos mediante niveles de seguridad preestablecidos. Adicionalmente, esto permite una reducción de los gastos que la empresa dedica a los costos de impresión,  papel y archivo.

Finalmente, la incorporación y uso de las estrategias antes mencionadas, permiten que una empresa sea parte activa en el cuidado del medio ambiente.