16 DEC 2014 | NOTA DE INTERÉS

Organización efectiva

Es habitual que sean muchas las labores que se realizan en una empresa lo que hace que el tiempo no alcance para rendir lo suficiente, por eso, es importante ingeniárselas y seguir un orden que ayude a la productividad. 

Existen muchas labores por hacer al momento de crear y llevar diariamente una compañía, existiendo muchos días, semanas y hasta meses que el tiempo no alcanza para hacer todas las tareas que se necesitan. Hay que ir dominando esas jornadas donde en la agenda hay demasiadas tareas y en el reloj poco tiempo, para ir tomando un ritmo adecuado de trabajo que haga provechoso cada minuto trabajado. Organizarse es la clave para llegar a la eficacia que tanto se anhela.

Existe una técnica muy efectiva para organizarse es la "Matriz Eisenhower" que permite definir cada una de las tareas en su sitio y posteriormente actuar de la forma más eficaz posible con ellas. Es muy sencillo, se deben separar las funciones en una cuadrícula o matriz, de la siguiente forma:

1) Tareas prioritarias: Aquí deben ir todas aquellas tareas que son sumamente importantes, las cuales tienen que ser realizadas lo más pronto posible, de manera urgente.

2) Tarea para agendar: En este punto se deben anotar todas las tareas importantes (que eventualmente se deben cumplir), pero que se pueden programar para un futuro.

3) Tarea para delegar: Corresponde a todas aquellas  tareas urgentes que se pueden realizar hoy o mañana, pero que no poseen mucha  importancia y, por consiguente, podrían ser delegadas.

4) Tarea para eliminar: En este punto se encuentran todas aquellas tareas que pueden ser eliminas, ya que se vuelven perjudiciales para nuestra productividad.

Cuando se habla de las tareas urgentes se refiere a todas aquellas faenas que tienen la exigencia de lo inmediato, en donde el tiempo juega en contra. Aumenta su presura en tanto que queda menos tiempo para la fecha de entrega, como con el tamaño de la tarea.

•    Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.

•    Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.

•    Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.

•    Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.

Las tareas que son importantes poseen una cualidad asociada a las consecuencias. Una labor aumenta o disminuye su jerarquía de importante si al no realizar ésta existen consecuencias que pueden ser perjudiciales en diferentes aspectos. En otras palabras, una tarea es importante si conlleva derivaciones graves.

Es fundamenta definir el tiempo que dispone cada tarea que se realiza en el trabajo. Enumerarlas en grado de importancia e ir descartando aquellas que son innecesarias. De ésta manera se comienza a ser más organizado al momento de enfrentar el día laboral y por ende obtener resultados más eficaces y profesionales.

Es fundamenta definir el tiempo que dispone cada tarea que se realiza en el trabajo. Enumerarlas en grado de importancia e ir descartando aquellas que son innecesarias. De ésta manera se comienza a ser más organizado al momento de enfrentar el día laboral.