26 FEB 2014 | NOTA DE INTERÉS

Oficina virtual

Una alternativa para expandir y profesionalizar un negocio.

Cortesía / HSEC MAGAZINE, EMB

Una oficina virtual es un espacio en el que se pueden realizar diversas actividades similares a las de una oficina convencional. Desde un emprendedor hasta una compañía extranjera, pasando por pequeños empresarios y trabajadores independientes, son el público objetivo de estos lugares, que hoy en día apuntan a un mercado transversal.

Ya no sólo entregan una dirección comercial y tributaria, sino que adicionan otros servicios como atención de llamadas, mensajería, correo, fax, además de la disposición de salas de reuniones y videoconferencias.

Con el avance tecnológico, las necesidades de los clientes también han ido evolucionando. En la actualidad, hay firmas proveedoras que complementan sus servicios con diseño de páginas web, asesoría legal, contable y tributaria, intermediación financiera, desarrollo de imagen corporativa, asistencia para reservas de hotel, restaurantes y pasajes de avión.

El objetivo es entregar todas las herramientas para que el cliente pueda estar conectado a su trabajo desde cualquier lugar en donde esté. “Lo que están buscando los clientes, es una plataforma integral de apoyo que se ajuste a sus necesidades”, asegura Omar Gómez, Administrador de Chileoffice.

Para el académico del Departamento de Control de Gestión y Sistemas de Información de la Universidad de Chile, Christian Cancino Del Castillo, el conocimiento que existe hoy en Chile respecto a las oficinas virtuales es mucho mayor al de hace algunos años, cuando recién comenzaron a posicionarse las primeras empresas que ofrecían estos servicios en el país.

Al respecto, explica, es posible ver dos visiones de quienes han sabido sacar provecho a este negocio. Por un lado, las nuevas firmas (particularmente Pymes), han logrado ver el potencial de desarrollo inicial, con menores costos fijos y mayor movilidad.

“Para ellas, los menores costos fijos ahorrados por no contratar oficinas propias, personal, software, inversión en equipos, etcétera, generan una disminución de gastos importantes en el comienzo de un emprendimiento. Es por ello que han visto a las oficinas virtuales como una potente opción de posicionamiento en los mercados de interés”, afirma.

En esa línea, destaca que han sido pocas las grandes compañías que han advertido este potencial de desarrollo utilizando las oficinas virtuales para impulsar su expansión, por ejemplo, en mercados internacionales.

“Es común ver que empresas grandes prefieren invertir en oficinas propias en regiones o en el exterior, asumiendo el gasto de inversión inicial, en vez de utilizar los servicios de las oficinas virtuales de forma generalizada. Sin duda, hay grandes compañías que tienen como propuesta de valor entregar atributos particulares y distintivos a sus clientes, por lo que una oficina convencional es muy importante en la estrategia misma. Pero por otro lado, también existen compañías en donde la utilización de una oficina virtual no afecta ni limita su relación con los clientes y los provechos de su uso pueden traerles altos retornos”, sentencia.

Ventajas de una Oficina Virtual 

Este modelo de negocio nació en Inglaterra en la década de los ‘90 y se expandió rápidamente entre las principales economías del mundo. Si bien en nuestro país aún es un nicho en desarrollo, lo cierto es que año a año crece el número de personas que decide utilizar los servicios de las oficinas virtuales.

Y es que los beneficios son muchos, entre ellos, el ahorro en la instalación de una empresa, ya que se evita pagar el arriendo de una oficina convencional y el sueldo a una persona para que la atienda. Además, permite una mayor productividad, pues ante cualquier fenómeno natural (lluvias, inundaciones, olas de frío/calor) o problemas de salud que impidan el traslado de los trabajadores, ellos podrán seguir ejerciendo sus labores desde sus casas.

Por otra parte, una oficina virtual da prestigio a la empresa, considerando que por un monto fijo al mes esta puede acceder a una dirección comercial en un barrio exclusivo, lo que genera una muy buena impresión entre los clientes, posicionando de mejor forma la imagen de la compañía.

Otra ventaja es la flexibilidad, ya que el profesional, o el empresario, puede ausentarse de la oficina sin el riesgo de perder llamadas importantes.