11 JAN 2016 | Artículo

Reuniones exitosas economizando el tiempo

Tips para hacer juntas en menos tiempo y con mejores resultados.

Existe un vicio generalizado en diversas empresas, consiste en realizar reuniones de trabajo en exceso, algunas veces se obtienen los resultados esperados, pero en otras ocasiones, sólo se consigue disminuir la productividad de los empleados. Este problema da como resultado gastar más de media jornada laboral y en ocasiones sin resultados positivos.

El tiempo correcto y estimado para que una reunión resulte exitosa es de 30 minutos aproximadamente, pero para que se logre una correcta lluvia de ideas, conclusiones importantes o llegar a acuerdos, es necesario que se contemplen por lo menos cinco puntos y enfocarse en la información a tratar.

Algunos tips para hacer más productivas las reuniones y administrar al máximo el tiempo son:

Analizar objetivos: antes de convocar a una reunión, es necesario analizar si realmente es necesario reunir al equipo de trabajo para tratar algún tema, o si únicamente es necesario enviar un correo electrónico para resolver algunos pormenores.

Orden del día: una vez que se haya decidido realizar la junta, es importante elaborar un orden del día, en donde se establezcan los puntos a tratar, que no deberán ser más de cinco.  Quien preside la reunión debe recordar apegarse al orden establecido.

Agenda informativa: cuando ya se ha pactado la hora y fecha de la junta, se debe notificar al equipo de trabajo para que asista de forma puntual, hacer de su conocimiento el tema a tratar y solicitar que acudan con ideas para aportar. Preferentemente a las reuniones no deben asistit muchos empleados, sólo representantes de área para que los puntos se traten más concretamente.

Conservar la calma: probablemente durante la reunión surjan temas que provoquen estrés entre los asistentes, por ejemplo resultados negativos o proyectos inconclusos; sin embargo, se recomienda no reprender a los miembros del equipo frente a sus compañeros, es preferente hacer una junta individual, para no entorpecer el trabajo de los demás.

Dar a conocer las conclusiones: al finalizar la junta, se debe enviar una minuta con los puntos tratados, los resultados obtenidos y los convenios establecidos; este documento se puede enviar vía correo electrónico.

Los jefes normalmente  buscan hacer consenso con su equipo, analizar el desarrollo de proyectos y buscar las mejores opciones para la empresa, es por ello que una manera de economizar el tiempo es llegar a acuerdos de manera más rápida y sencilla, para poder invertirlo en otras actividades.